VvE Vergadering

Geplaatst door: Flinck Advocaten

Binnen de VvE is de vergadering van eigenaars (de Vergadering) het hoogste orgaan. De ledenvergadering is het podium waarop de Vergadering haar bevoegdheden gebruikt door besluiten te nemen. Flinck Advocaten over de Vergadering, de besluitvorming en de formaliteiten van de ledenvergadering.

Vergadering

Ingevolge artikel 5:125 BW komen aan de Vergadering alle bevoegdheden binnen de VvE toe, die niet door de wet of de akte van splitsing aan andere organen zijn opgedragen. De Vergadering benoemt, schorst en ontslaat de bestuurders, commissarissen of leden van de kascommissie.
De Vergadering neemt de (meeste) VvE besluiten en beslist daarbij over de belangrijkste onderwerpen met betrekking tot de financiën, (groot) onderhoud of bijvoorbeeld de wijziging van de akte van splitsing. De besluiten van de Vergadering worden vervolgens door het bestuur ten uitvoer gebracht.

Ledenvergadering

Het bestuur is verplicht om jaarlijks een ledenvergadering uit te schrijven, doorgaans binnen zes (6) maanden na afloop van een boekjaar. Bijzondere omstandigheden kunnen een extra ledenvergadering vereisen. De voorzitter, het bestuur of eventueel de raad van commissarissen kunnen deze “bijzondere ledenvergadering” uitschrijven. Ook de leden kunnen doorgaans het bestuur hiertoe (schriftelijk) verzoeken, mits zij minimaal 10% van het aantal stemmen kunnen uitbrengen.

Oproeping

De eigenaars dienen voor elke ledenvergadering bijeen te worden geroepen. De oproeping bevat naast de locatie en het tijdstip van de ledenvergadering, ook alle onderwerpen die door de Vergadering worden besproken. Het splitsingsreglement kan het mogelijk maken dat een eigenaar zeven (7) dagen vóór de ledenvergadering onderwerpen op de agenda kan laten plaatsen.
Voor deze oproeping gelden verschillende termijnen. In de modelreglementen staan verschillende termijnen, variërend van 8 tot 15 dagen (gelegen tussen de dag van oproeping en de dag van de ledenvergadering). Zie voor een voorbeeld oproeping deze uitnodiging.
De oproeping wordt verzonden naar de werkelijke of de gekozen woonplaats van een lid van de VvE. Let hierbij goed op: de gekozen woonplaats is niet altijd het appartement. Een eigenaar kan op een ander adres domicilie hebben gekozen.

Agenderen van besluiten

Besluiten waarover de Vergadering een beslissing zal nemen, moeten voorafgaand aan de ledenvergadering zijn geagendeerd. Schending van het vergadervoorschrift tot agendering kan een grond opleveren om een besluit te vernietigen.
Indien een eigenaar een vergaderbesluit wenst te vernietigen dat niet was geagendeerd, dan zal hij in rechte twee aspecten moeten onderbouwen: Ten eerste dient hij zijn (materiële) belang tegen dat besluit te onderbouwen. Ten tweede dient hij aannemelijk te maken dat wanneer dit voorschrift wel in acht zou zijn genomen, dat de Vergadering dan een ander besluit zou hebben genomen.

Quorum

Bij aanvang van de ledenvergadering dient iedere stemgerechtigde een presentielijst te ondertekenen. Deze lijst is doorgaans bepalend voor het quorum. Het quorum bepaalt of een besluit in stemming kan worden gebracht. Sommige besluiten vereisen een “verzwaard” quorum. Dit kan zijn de aanwezigheid van minimaal 2/3^e van het maximaal uit te brengen stemmen.
Het kan voorkomen dat bij aanvang van een ledenvergadering het benodigde quorum voor een besluit aanwezig is, maar dat vóór of tijdens de stemming een eigenaar de ledenvergadering verlaat. Het niet-uitbrengen van die stem betekent niet dat het quorum dan is weggenomen. De presentielijst is veelal daarin doorslaggevend.
Mocht op een ledenvergadering onvoldoende quorum aanwezig zijn, dan kan een tweede ledenvergadering worden uitgeschreven. Er kan dan voor hetzelfde besluit een lager quorum gelden. Deze voorschriften volgen uit het splitsingsreglement.

Stemverhoudingen in de Vergadering

De vereiste meerderheid van stemmen voor een besluit verschilt per categorie besluit. Besluiten dienen te worden genomen met een gewone of een kwalificeerde meerderheid of met algemene stemmen (unaniem). De voorgeschreven stemverhoudingen en het vereiste quorum volgen uit de wet, de akte van splitsing of het modelreglement.

Besluiten buiten de ledenvergadering

Buiten een ledenvergadering kan de Vergadering ook besluiten nemen. De meeste modelreglementen staan dat namelijk toe, mits unaniem en schriftelijk.

Geen stemrecht eigenaar

Iedere eigenaar is in beginsel bevoegd zijn stem in de Vergadering uit te brengen. In de akte van splitsing staat het aantal stemmen dat een eigenaar in de Vergadering kan uitbrengen. Een stemgerechtigde mag meestal niet meestemmen met een besluit waarmee de Vergadering aan hem rechten zal toekennen of verplichtingen zal kwijtschelden.

Notulen

De notulen geven een weergave van de ledenvergadering. Doorgaans bepaalt het toepasselijke modelreglement dat de voorzitter en het bestuur de notulen dienen te ondertekenen en dat deze binnen twee (2) weken na de ledenvergadering aan de eigenaars worden toegezonden. Een nauwkeurige omschrijving van de vergaderbesluiten is belangrijk. Na een ledenvergadering kunnen leden zich beroepen op een vergaderbesluit en op de rechtsgevolgen daarvan. De betrokkenen kunnen binnen één (1) maand een vergaderbesluit in rechte aantasten. Ook geagendeerde besluiten die niet door de Vergadering zijn aangenomen of waarbij de meerderheid van stemmen staakten, hebben te gelden als vergaderbesluiten die bepaalde rechtsgevolgen met zich brengen. Ook deze (negatieve) besluiten zouden kunnen worden vernietigd via de rechter.

Meer informatie over de Vergadering?

Wilt u meer informatie over de Vergadering, aarzelt u dan niet om contact op te nemen met Flinck Advocaten op telefoonnummer 020 – 26 10 234 of per e-mail: [email protected]