Digitaal stemmen binnen de VvE: heeft digitaal vergaderen de toekomst?

Geplaatst door: Flinck Advocaten

Doorgaans worden besluiten door de VvE genomen op de ledenvergadering. Ervaring leert dat eigenaars over het algemeen niet warm lopen voor de ledenvergadering. Steeds vaker kunnen eigenaars digitaal stemmen door hun stem, voorafgaand aan de ledenvergadering, via een online platform uit te brengen. Het is daarmee geen gekke gedachte om fysieke vergaderingen in zijn geheel te vervangen door digitale besluitvorming. Flinck Advocaten over het digitaal vergaderen binnen een VvE.

Hoofdregel

In het splitsingsreglement staat regelgeving over de besluitvorming binnen de VvE en het stemrecht van eigenaars. Hieruit volgt doorgaans de hoofdregel dat (1) een fysieke ledenvergadering is vereist en (2) een eigenaar die bijeenkomst bijwoont om te stemmen. Deze hoofdregel wordt aangevuld met bepalingen over het quorum. Zo geldt voor sommige besluiten een (verzwaarde) aanwezigheid ter vergadering. Kort en goed, digitale besluitvorming lijkt niet in lijn te zijn met deze hoofdregel.

Uitzondering

Op de bovenstaande 2 uitgangspunten geldt telkens een uitzondering. Ten eerste is een fysieke vergadering niet altijd vereist om besluiten te nemen. Dit kan namelijk ook buiten vergadering. Op voorwaarde dat deze besluiten unaniem en schriftelijk (/per e-mail) worden genomen. Ten tweede hoeft een eigenaar niet zelf zijn stem uit te brengen. Hij kan een derde hiervoor een schriftelijke volmacht geven. Deze is vormvrij en mag digitaal.
De bovenstaande uitzonderingen lijken digitale besluitvorming weer wel mogelijk te maken: een fysieke vergadering is immers niet altijd vereist en eigenaars hoeven niet aanwezig te zijn om hun stemrecht uit te oefenen. Veel zekerheid geeft deze huidige regelgeving echter niet.

Digitaal stemmen toegestaan door de rechter

Rechtbank Oost-Brabant heeft in 2017 geoordeeld dat eigenaars digitaal hun stem kunnen uitbrengen, zonder een derde hiervoor een volmacht te geven. Aan de orde was in deze zaak een stemming van de VvE over het wijzigen van de splitsingsakte. De VvE had de eigenaars hierbij de mogelijkheid geboden om hun stem digitaal uit te brengen, voorafgaand aan de vergadering. Vijf leden hadden van deze mogelijkheid gebruik gemaakt. Het besluit tot wijziging werd aangenomen.
Eén van de leden was het niet eens met de wijziging van de splitsingsakte. Hij verzocht de rechter om het besluit te vernietigen. Volgens deze eigenaar waren de digitale stemmen hierbij ongeldig omdat de mogelijkheid tot digitaal stemmen niet in het splitsingsreglement stond. Omdat dan de digitale stemmen behoren weg te vallen, zou de vereiste meerderheid van stemmen voor het besluit hebben ontbroken.
De rechter kwam echter tot een ander oordeel en acht het besluit geldig. Digitaal stemmen is volgens de rechter wel toegestaan. Ook als deze mogelijkheid niet in het splitsingsreglement staat. Hieronder volgt de uitleg van de rechter.

Digitaal stemmen gelijk aan stemmen bij volmacht

De rechter overweegt dat digitaal stemmen “in wezen niet verschilt van bij volmacht stemmen“. Op zich een logische gedachte: in beide gevallen wordt een stem doorgeleid. Digitaal stemmen voldoet in die zin aan de huidige regelgeving.
De rechter betrekt verder in zijn oordeel dat de betrokkenheid van de bewoners door digitaal stemmen (mogelijk) groter wordt. Zij hoeven namelijk niet meer op een ledenvergadering aanwezig te zijn om hun mening kenbaar te maken. Volgens de rechter is digitaal stemmen dus een goede zaak.

Heeft digitaal vergaderen binnen de VvE de toekomst?

Digitaal stemmen is toegestaan, maar heeft dat de toekomst? En is digitaal stemmen een eerste stap naar volledige digitalisering van de VvE besluitvorming? De bovenstaande uitspraak biedt hiervoor geen zekerheid. Deze rechter beperkte zich namelijk tot het oordeel dat digitaal stemmen vergelijkbaar is met een volmacht als een middel waarmee een stem wordt doorgeleid. Onduidelijk is echter gebleven of de “digitale stemmer” voor het quorum meetelde. Volgens de huidige regelgeving zal dat niet het geval zijn.
De huidige regelgeving beperkt zich tot vertegenwoordiging bij volmacht aan een eigenaar die aanwezig is op de vergadering. Een afwezige eigenaar die uitsluitend digitaal stemt, maar aan niemand volmachtig geeft, zal niet meetellen voor het quorum. Om te voorkomen dat er geen besluiten kunnen worden genomen, zullen de digitale stemmers zich alsnog moeten laten vertegenwoordigen door een aanwezige buurman.
Voor nu is het dus nog onzeker of digitaal stemmen de toekomst heeft, en of dit een eerste stap is naar digitaal vergaderen. Het is wachten op meer jurisprudentie over deze wijze van besluitvorming.

Meer informatie?

Heeft u vragen over digitaal stemmen of over de besluitvorming binnen uw VvE? Of heeft u andere vragen met betrekking tot de Vereniging van Eigenaars? Neemt u dan gerust contact op een gespecialiseerde VvE-advocaat van Flinck Advocaten op telefoonnummer 020-26 10 234 of per e-mail: [email protected]