Deponeren jaarrekening: let op nieuwe verkorte termijn
Geplaatst door: Mathieu Vreeswijk
Bestuurders van de b.v. opgelet. In 2015 zijn de termijnen voor het vaststellen en deponeren van de jaarrekening gewijzigd. Dit is relevant voor de termijn waarbinnen de jaarrekening van 2016 moet worden gedeponeerd. In deze blog zal een korte samenvatting worden gegeven van de actuele termijnen voor de niet beurs genoteerde besloten vennootschap.
Binnen welke termijn moet de jaarrekening worden gedeponeerd?
Voor de jaarrekening van 2016 (boekjaar loopt gelijk aan kalenderjaar) en later geldt dat deze uiterlijk binnen 12 maanden na het einde van het boekjaar moeten zijn opgemaakt en vastgesteld. Deze termijn is als volgt opgebouwd. Het bestuur dient uiterlijk binnen 5 maanden na het einde van het boekjaar een jaarrekening op te maken. De algemene vergadering kan deze termijn met maximaal 5 maanden verlengen. Nadat de jaarrekening is opgemaakt dient deze uiterlijk binnen 2 maanden te worden vastgesteld en gedeponeerd.
Voorbeeld: boekjaar 1 januari 2016 – 31 december 2016
- Jaarrekening opmaken: uiterlijk 31 oktober 2017
- Jaarrekening vaststellen deponeren/publiceren: uiterlijk 31 december 2017
Zijn alle aandeelhouders tevens bestuurder dan dient de jaarrekening uiterlijk binnen 10 maanden te zijn opgemaakt en vastgesteld. Ondertekening van de jaarrekening door de bestuurder(s) tevens aandeelhouder(s) heeft te gelden als vaststelling door de aandeelhouder(s). Binnen 8 dagen na ondertekening dient de jaarrekening te worden gepubliceerd.
Voorbeeld: boekjaar 1 januari 2016 – 31 december 2016
- Jaarrekening opmaken/vaststellen: uiterlijk 31 oktober 2017
- Deponeren/publiceren: uiterlijk 8 november 2017
Gevolgen niet tijdig deponeren jaarrekening
Als bestuurder van een b.v. is het belangrijk om zorg te dragen voor tijdige publicatie van de jaarrekening. Het nalaten daarvan kan grondslag zijn voor bestuurdersaansprakelijkheid. Op grond van de wet (artikel 2:248 BW Jo 2:394 BW) geldt dat het bestuur haar taak onbehoorlijk heeft vervuld wanneer de jaarrekening niet tijdig is gepubliceerd. Deze onbehoorlijke taakvervulling wordt vermoed een belangrijke oorzaak te zijn van een (eventueel) faillissement. Op grond waarvan een bestuurder gehouden kan zijn het tekort in het faillissement te betalen.
Indien u vragen hebt over de publicatieplicht, de gevolgen van niet tijdig deponeren of andere ondernemingsrechtelijke vraagstukken, neem dan contact op met Flinck Advocaten via 020 – 2610234 of per email via:[email protected]
Mathieu Vreeswijk
Advocaat
Bij Flinck Advocaten houdt Mathieu zich met name bezig met het procederen en adviseren op het gebied van ondernemingsrecht, vastgoedrecht, verbintenissenrecht, beslag, executie en faillissementsrecht.
Veelgestelde vragen
Wat houdt het deponeren van de jaarrekening in?
Het deponeren van de jaarrekening betekent dat de jaarrekening officieel wordt gepubliceerd en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel. Deze verplichting geldt voor alle besloten vennootschappen (BV’s) en andere rechtspersonen.
Door deponering krijgen belanghebbenden zoals crediteuren, aandeelhouders en zakenpartners inzicht in de financiële positie van de onderneming. De jaarrekening bestaat uit de balans, winst-en-verliesrekening en een toelichting.
Binnen welke termijn moet de jaarrekening worden gedeponeerd?
Voor jaarrekeningen vanaf boekjaar 2016 geldt dat deze uiterlijk binnen 12 maanden na het einde van het boekjaar moeten zijn opgemaakt en vastgesteld. Het bestuur maakt de jaarrekening op binnen 5 maanden na het boekjaar (deze termijn kan met maximaal 5 maanden worden verlengd).
Vervolgens moet de jaarrekening binnen 2 maanden worden vastgesteld en gedeponeerd. Voor een BV met boekjaar gelijk aan het kalenderjaar betekent dit: jaarrekening 2024 moet uiterlijk 31 december 2025 zijn gedeponeerd.
Geldt er een andere termijn als alle aandeelhouders ook bestuurder zijn?
Ja, in dat geval gelden verkorte termijnen. Wanneer alle aandeelhouders tevens bestuurder zijn, moet de jaarrekening uiterlijk binnen 10 maanden zijn opgemaakt en vastgesteld. Ondertekening door de bestuurders die tevens aandeelhouder zijn, geldt automatisch als vaststelling.
Binnen 8 dagen na ondertekening moet de jaarrekening vervolgens worden gepubliceerd bij de Kamer van Koophandel.
Wat zijn de gevolgen als ik de jaarrekening niet tijdig deponeer?
Het niet tijdig deponeren van de jaarrekening kan leiden tot bestuurdersaansprakelijkheid. Op grond van de wet (artikel 2:248 BW jo 2:394 BW) geldt dat het bestuur haar taak onbehoorlijk heeft vervuld wanneer de jaarrekening niet tijdig is gepubliceerd.
Deze onbehoorlijke taakvervulling wordt vermoed een belangrijke oorzaak te zijn van een eventueel faillissement. Dit betekent dat een bestuurder persoonlijk aansprakelijk kan worden gehouden voor het tekort in het faillissement.
Wie is verantwoordelijk voor het tijdig deponeren van de jaarrekening?
Het bestuur van de BV is eindverantwoordelijk voor het tijdig opmaken, vaststellen én deponeren van de jaarrekening.
Deze verantwoordelijkheid rust op alle bestuurders gezamenlijk. Zelfs wanneer een accountant of administratiekantoor is ingeschakeld voor het opstellen van de jaarrekening, blijft het bestuur verantwoordelijk voor tijdige publicatie.
Als bestuurder is het daarom essentieel om dit proces actief te bewaken en niet volledig te vertrouwen op derden.
Wanneer treedt de bestuurdersaansprakelijkheid in werking bij niet tijdig deponeren?
De bestuurdersaansprakelijkheid voor het niet tijdig deponeren van de jaarrekening wordt relevant bij een faillissement van de BV.
In dat geval wordt wettelijk vermoed dat de onbehoorlijke taakvervulling (het niet tijdig publiceren) een belangrijke oorzaak is van het faillissement.
Het bestuur moet dan het tegendeel bewijzen, wat in de praktijk zeer lastig is. Dit kan ertoe leiden dat bestuurders persoonlijk moeten bijdragen aan het tekort in het faillissement.
Het is daarom cruciaal om als bestuurder altijd de publicatietermijnen na te leven.